Alam nating lahat na ang pagiging maayos sa trabaho ay mahalaga, ngunit ito ay isang patuloy na pakikibaka para sa maraming tao. Maniwala ka man o hindi, ang pananatiling organisado ay hindi nakakatakot na tila. Ang ilang mga mabilis na pag-aayos at ilang mga patuloy na solusyon ay ginagawang mas madali kaysa sa maaaring naisip mo.
Mga hakbang
Paraan 1 ng 4: Pamamahala sa Iyong Puwang at Oras
Hakbang 1. Subaybayan ang iyong mga aktibidad
Gumugol ng ilang araw na pagpapanatili ng isang journal o pag-log ng iyong pang-araw-araw na gawain. Tutulungan ka nitong makita ang eksaktong ginagawa mo na maaaring hindi mo namalayan, at magbibigay ito ng paunang sulyap sa mga puwang sa organisasyon at pagiging produktibo. Ang ehersisyo na ito ay dapat ding gawin sa isipan ang iyong mga malalaking layunin na nasa isip. Sa pamamagitan ng tala ng aktibidad, maaari mong makita kung anong mga aktibidad ang maaaring maging mga tagapag-aksaya ng oras at kung aling mga aktibidad ang maaaring aktwal na magpalago ng iyong mga layunin.
Hakbang 2. Tukuyin ang iyong mga oras ng pagiging produktibo
Ang ilan sa atin ay mga taong umaga, at ang ilan sa atin ay nasisigaw sa ideya ng umaga. Maaaring mayroon ka nang pakiramdam kung anong oras ng araw ang iyong pinaka-produktibo. Mas gusto mo ang mga gabi, umaga, oras ng tanghalian, o kanan bago o pagkatapos ng oras ng dami ng tao sa trabaho, samantalahin ang mga oras na iyon upang ma-maximize ang iyong pagiging produktibo.
Hakbang 3. Unahin ang iyong mga gawain
Alam nating lahat na ang ilang mga gawain ay mas mahalaga kaysa sa iba, ngunit hindi namin palaging inuuna ang mga ito nang naaayon. Kaya bumuo ng isang sistema ng pagraranggo sa pamamagitan ng pag-flag o paglalagay ng bituin ng mga mahahalagang gawain, halimbawa, at maging matapat at may kakayahang umangkop. Gumamit ng mga paalala, alinman sa pamamagitan ng isang digital na kalendaryo o sa pamamagitan ng mga malagkit na tala sa iyong computer o desk. Italaga ang higit pa sa iyong oras at lakas sa mga nangungunang bagay na item sa iyong listahan. Kasama sa mga halimbawa ang mga gawain na sensitibo sa oras tulad ng mga bagay na dapat matapos sa negosyo o bukas. Maaari mo ring unahin ang pagtugon sa mga kliyente, boss, o sinumang iba pa na nagbabayad ng mga singil. At kung hindi ka sigurado tungkol sa pagiging sensitibo o kahalagahan ng isang gawain, laging mabuti na magtanong.
Hakbang 4. Patuktok kaagad ang mga mabilis na gawain
Hindi lahat ng mga gawain ay kailangang unahin at naka-iskedyul para sa isang hinaharap na oras ng pagkumpleto. Ang ilang mga gawain ay tumatagal ng halos maraming oras upang magplano para o mag-iskedyul ayon sa kanilang ginagawa upang magawa. Kung iyon ang kaso at maaari mong i-bangout kaagad ang mga gawaing iyon, sa lahat ng paraan gawin ito! Ang paghawak ng mabilis na mga gawain kaagad ay makakatulong din na maiwasan ang pagpapaliban.
Hakbang 5. Pamahalaan ang kalat at mga materyales sa trabaho
Ang aming mga mesa ay madaling pumunta mula sa kalat hanggang sa mga site ng buhawi, halatang pinipigilan ang samahan. Ang ilang mga tao ay nagpapatakbo pa rin sa isang patakaran na malinis na desk-lamang. Habang hindi iyon ganap na kinakailangan, gumawa ng mga hakbang upang malinis ang iyong workspace.
- Declutter. Itapon ang iyong basura sa basura at isampa nang sistematikong ang iyong mga kinakailangang materyal. I-clear ang kalat hangga't maaari: sa panahon ng mga lulls sa araw ng trabaho, break, o sa pagitan ng mga gawain.
- Linisin mo agad ang sarili mo. Sa ganoong paraan nasa tuktok ng iyong isipan. Dagdag pa, iniiwasan mo ang hindi maiiwasang pagkabalisa ng pagkakaroon ng kasalukuyang kalat na maging bahagi ng iyong kalat sa hinaharap.
- Panatilihing madaling gamitin ang mga kinakailangang supply. Hindi lahat ng bagay sa paligid mo ay kalat, syempre. Ang pagkakaroon ng mga kinakailangang tool na magagamit ay makakatipid sa iyo ng oras at mahusay na magagamit ang iyong mahalagang puwang.
Hakbang 6. Mag-iskedyul ng mga aktibidad at appointment
Ang ilang mga tao ay nag-iiskedyul lamang ng mga pagpupulong, ngunit hindi ang mga aktibidad sa kanilang listahan ng dapat gawin. Ang pag-iskedyul ng pinakamahalagang gawain pati na rin ang mga tipanan ay maaaring maging kapaki-pakinabang. Maaari mo ring "i-batch" ang iyong mga araw sa pamamagitan ng pagpupulong lamang sa Martes at Huwebes, halimbawa. Panatilihin ang ilang mga butas sa iyong iskedyul pati na rin para sa oras ng paglikha sa iyong sarili o upang mapaunlakan ang hindi inaasahang.
- Gumamit ng isang tagapag-ayos at kalendaryo. Maaari itong maging mga tagapag-ayos ng panulat at papel, o maaari silang mga kalendaryo na batay sa software at mga personal na katulong na app, tulad ng iCalendar o Google Now.
- Ikategorya ang iyong mga aktibidad. Ang mga aktibidad sa pag-kategorya o pag-coding ng kulay ay maaaring magbigay sa iyo ng isang mabilis na visual na paalala kung ano ang mahalaga kung saan. Halimbawa, ang mga kategorya ay maaaring may kasamang pagsusulatan, proyekto, kaganapan, pagpupulong, brainstorms, at kahit mga pahinga o ehersisyo at oras ng gym.
- I-streamline ang iyong teknolohiya. Ang mga online na organisador at platform ng email tulad ng Outlook, halimbawa, ay maaaring pagsamahin ang iyong mga listahan ng dapat gawin, kalendaryo, at mga address. Hindi lamang ito nagpapalakas ng iyong kahusayan ngunit tumutulong sa streamline ng iyong pag-iisip.
- Magtalaga kung saan posible. Sa kabaliwan ng araw ng trabaho, madaling kalimutan na hindi mo kailangang gawin ang lahat sa iyong sarili. Magdelegate sa isang katulong o, kung partikular kang lumubog, hilingin sa isang kasamahan na gawin kang isang matatag at tulungan ka sa isang partikular na gawain. Maaari mong palaging bayaran ang mga ito sa paglaon kapag bumagal ang mga bagay.
Paraan 2 ng 4: Pangangasiwa ng Email sa Sistematikong
Hakbang 1. Suriin ang email sa mga naka-iskedyul na oras
Hindi lahat sa atin ay dapat na nakadikit sa aming inbox, dahil maraming mga mensahe ang hindi talaga kasing sensitibo sa oras tulad ng naisip natin. Kung nagtatrabaho ka sa isang trabaho na hindi nangangailangan ng agarang pag-follow up ng email, suriin ang iyong email sa mga naka-iskedyul na oras tungkol sa tatlo hanggang apat na beses bawat araw.
Hakbang 2. Mag-file ng mga email
Gumamit ng pag-file ng mga folder at watawat sa iyong kalamangan sa halip na hayaan ang mga mensahe na mag-ipon sa iyong inbox. Ang mga folder at subfolder sa Outlook, halimbawa, o mga label at maraming inbox ng Gmail ay maaaring isang asset. Kung ikaw ay isang mamamahayag, halimbawa, ang iyong mga folder ay maaaring tawaging Kasalukuyang Mga Kuwento, Mga Kuwento sa Hinaharap, Mga Matandang Kwento, Mga Panayam at Pinagmulan, at Mga Pitches at Ideya.
Tanggalin at i-archive. Mahalaga ang archive, lumang sulat, at tanggalin ang natitira. Sa halimbawa sa itaas, ang "Old Stories" ay ang archive folder ng mamamahayag. Kapag nasimulan mo na ang pagtanggal ng mga lumang email, magugulat ka sa kung gaano karaming mga email ang mas karapat-dapat sa trashcan kaysa sa pag-file ng gabinete. Ang ilang mga tao ay nanunumpa din sa "inbox zero," na nangangahulugang pagkakaroon ng zero na hindi nabasang mga email (o zero na mga email sa iyong inbox, panahon). Bilang karagdagan sa paggamit ng mga folder at label, maaari mong makamit ang inbox na zero sa pamamagitan ng paggamit ng iyong tampok sa archive, pagtanggal ng mga lumang email sa panahon ng downtime, at paggamit ng mga email na nagpapabawas sa apps
Hakbang 3. Gumamit ng iba pang mga uri ng komunikasyon kapag mas mahusay
Minsan ang isang mabilis na tawag sa telepono ay maaaring gawin ang gawain ng 10 pabalik-balik na mga email. Kung gayon, tumawag ka! Kung alam mo na ang isang email exchange ay nararapat sa isang talakayan o magsasangkot ng malaki at pabalik-balik, kung minsan mas mahusay na magkaroon ng isang tawag sa telepono. Madalas kang makakakuha ng mas maraming detalye sa telepono, habang ikaw at ang iba pang partido sa talakayan ay maiwasan ang pagbalangkas ng mahaba, matagal na pag-email. Maaari ka ring mag-email sa isang kasamahan at sabihin na, “Marami akong mga katanungan para sa iyo tungkol dito. Siguro ang isang tawag ay magiging mas madali. Maaari ba kitang singilin sa 5?"
Hakbang 4. Limitahan ang mga pagkakagambala
Habang ang mga madiskarteng pahinga ay kapaki-pakinabang, ang mga pagkakagambala sa oras ng iyong trabaho ay hindi. Maaaring mapabagal ka ng mga pagkagambala, masisira ang iyong ritmo sa trabaho, at mawala sa iyo ang iyong pag-iisip. Kaya, subukang gumamit ng mga malayo na mensahe at voicemail kapag alam mong magiging abala ka. Ang mga kagamitang ito ay hindi lamang para sa kung hindi ka pisikal na nasa opisina; maaari silang magamit kapag napalubog ka lang. Maraming tao rin ang may "patakaran sa bukas na pinto," ngunit hindi mo talaga pinapanatiling bukas ang iyong pinto sa lahat ng oras. Maaari ka ring mag-iwan ng isang tala ng kaibigan sa pintuan na nagsasabing, "Conference Call in Progress" o "Sakupin. Bumalik sa paglaon o mag-email po.”
Hakbang 5. Gamitin ang ulap
Ang computing ng cloud ay nagkakahalaga ng isasaalang-alang dahil maaari itong maging mas mura, nasusukat, mas mahusay, at mas madaling ma-update. Ang nilalaman na magagamit sa cloud ay partikular na kapaki-pakinabang sapagkat maaari mong ma-access ito sa iyong mga aparato: computer, tablet, smartphone, atbp. Naghahatid din ang cloud storage bilang isang kapaki-pakinabang na pangunahin o pangalawang form ng digital backup. Mag-check sa iyong IT manager o provider ng software dahil maaaring mayroon ka ng isang tiyak na halaga ng libreng disk space na magagamit sa cloud o magagamit para sa isang maliit na taunang bayad.
Hakbang 6. Gumamit ng mga bookmark online
Ang mga pangunahing browser lahat ay may mga kakayahan sa pag-bookmark kung saan maaari mong mai-save at ayusin ang iyong paborito o pinaka madalas na binisita na mga web address para sa mabilis at madaling pag-access. Samantalahin ang mga ito upang hindi mo makalimutan ang mga mahahalagang site upang suriin ang mga update sa balita o industriya.
Paraan 3 ng 4: Paggamit ng Oras sa Iyong kalamangan
Hakbang 1. Iwasan ang multitasking
Ang lahat ng mga dalubhasa ay tila sumasang-ayon sa isang ito. Habang maaaring ito ay tunog na mabilis o magmukhang cool sa TV, ang multitasking ay hindi mabisa at maaaring saktan ang iyong pagiging epektibo sa organisasyon. Sa halip, italaga ang iyong buong pansin sa isang gawain nang paisa-isa, hawakan ito, at magpatuloy sa susunod na item sa iyong listahan.
Hakbang 2. Lumikha ng isang iskedyul o iskedyul para sa iyong sarili
Sa kabutihang palad, karamihan sa mga trabaho ay hindi nangangailangan ng pag-iskedyul ng lahat ng bagay sa iyong araw hanggang sa isang minuto. Gayunpaman, ang pagpapanatili ng isang pangunahing iskedyul ng mga highlight at pinakamahalagang gawain at kaganapan ng iyong araw ay maaaring makatulong na mapanatili kang nasa gawain.
- Magtakda ng mga limitasyon sa oras para sa ilang mga aktibidad. Ang ilang mga gawain ay hindi nangangailangan ng itinakdang mga limitasyon sa oras, ngunit ang iba ay dapat magkaroon ng mga parameter ng oras upang mapalakas ang iyong pagiging produktibo. Mag-isip ng mga gawain sa buong araw mo na may posibilidad na tumagal ng mas maraming oras kaysa kinakailangan, at bigyan sila ng mga limitasyon sa oras sa hinaharap.
- Badyet ng dagdag na oras para sa iba pang mga aktibidad. Ang ilang mga gawain, tulad ng natutunan mo mula sa karanasan, madalas na kumukuha ng mas maraming oras kaysa sa inaasahan, ngunit hindi iyon kinakailangang isang masamang bagay. Para sa mga ganitong uri ng aktibidad, at para sa partikular na mahahalagang kaganapan at pagpupulong, halimbawa, badyet ng labis na oras bago at pagkatapos.
Hakbang 3. Gumamit ng isang timer app, stopwatch, o alarm clock
Maaari itong maging mabisang kasangkapan kapag matipid na ginagamit. Ang ilang mga tao ay nais na itakda ang kanilang mga alarma 10, 15, o 30 minuto nang maaga upang bigyan sila ng paunang babala o buffer oras bago ang isang aktibidad. Maaari mo ring itakda ang mga alerto sa paalala.
Hakbang 4. Iwasang ipagpaliban ang mga aktibidad
Tanungin ang iyong sarili kung ang pagpapaliban ay talagang kinakailangan o kung ang paghihimok na ito ay isang halimbawa lamang ng pagpapaliban. Kung nadarama mo ang huli, huwag ipagpaliban ang lakas! Gayunpaman, sa mga kaso kung hindi maiiwasan ang pagpapaliban sa lahat o bahagi ng isang aktibidad, siguraduhing isulat kung saan ka tumigil, at muling isagawa ang iskedyul na may mga kongkretong plano. Bilang kahalili, maaari kang magkaroon ng isang plano na maaaring mangyari. Halimbawa, kung kailangan mong kanselahin ang isang pansamantalang pagpupulong, marahil maaari kang maghawak ng isang tawag sa kumperensya o komperensya sa web sa halip.
Paraan 4 ng 4: Manatiling Malusog na Physical at Mentally
Hakbang 1. Magpahinga
Ang downtime ng kaisipan ay mahalaga sa aming pagiging produktibo at malusog para sa pag-iisip. Nahuhuli kami sa aming trabaho kung minsan na hindi kami tumitigil upang kumuha ng mga kinakailangang pahinga. Ang pagpahinga ay nagbibigay sa amin ng kinakailangang pahinga na nagpapabuti ng aming pagiging produktibo, ngunit nagbibigay din ito sa amin ng pagkakataong umatras at tanungin kung ang ginagawa namin ay ang pinaka mahusay na paggamit ng aming oras.
Hakbang 2. Mas mahusay na Matulog
Nang walang tamang pagtulog, maaari kang makaramdam ng pagka-groggy, pagod, o pagod sa susunod na araw, na maaaring makapinsala sa iyong iskedyul at kahusayan sa trabaho. Maghangad ng pito hanggang walong oras na walang patid na pagtulog bawat gabi.
Hakbang 3. Huwag ihambing ang iyong sarili sa mga katrabaho
Karamihan sa mga trabaho ng aming mga katrabaho ay naiiba mula sa amin, at ang bawat isa ay may magkakaibang pamamaraan ng samahan na gumagana para sa kanila. Ang isang pamamaraan na may katuturan at mahusay sa isang kasamahan ay maaaring hindi ang pinakamahusay na pamamaraan para sa iyo at sa kabaligtaran.
Hakbang 4. Tanggapin na ang samahan ay isang patuloy na proseso
Huwag asahan na maging perpekto. Ang samahan ay nagpapatuloy at nangangailangan ng patuloy na pansin. Hindi ka ma-optimize nang maayos araw-araw, ngunit ang isang maliit na samahan ay malayo pa upang mapalakas ang iyong kahusayan.
