Kung may isang taong nakadismaya sa iyo o isang bagay na nakakadismaya na nangyari sa iyo, ganap na normal na makaramdam ng pagkabalisa, pagkabigo, o sobrang galit. Ngunit, madalas, ang pinakamahusay na tugon ay maging kalmado at makolekta upang maibahagi mo ang iyong mga alalahanin at pagkabigo nang propesyonal. Ang pagpapahayag ng iyong sarili nang propesyonal ay hindi mahirap gawin kung panatilihin mo ang isang cool na ulo at mapanatili ang iyong kalmado. Napili mo bang iparating ang iyong pagkabigo sa pamamagitan ng email, sulat, o personal, ang lahat ay tungkol sa paggamit ng tamang wika at pag-uugali nang maayos.
Mga hakbang
Paraan 1 ng 3: Pagpapadala ng isang Professional na Email
Hakbang 1. Gumamit ng email upang maipahayag ang pagkabigo tungkol sa isang isyu na nauugnay sa trabaho
Kung nabigo ka sa isang katrabaho o manager, ang email ay isang mahusay na paraan upang maipahayag ang iyong pagkabigo, habang nagtatago rin ng isang digital record sa kaganapan na maganap ang mga problema sa hinaharap. Maaari ka ring magpadala ng isang email kung tatanggihan ka para sa isang potensyal na oportunidad sa trabaho.
- Ang isang email ay isang mabuting paraan din upang maipaabot ang iyong pagkabigo sa iyong boss kung tinanggihan nila ang isang kahilingan para sa isang bagay tulad ng isang bakasyon o isang ideya na iminungkahi mo.
- Kahit na maaaring saktan ang iyong damdamin, palaging magandang ideya na magpadala ng isang follow-up na email pagkatapos na tanggihan para sa isang trabaho.
Hakbang 2. Sumulat ng isang maikli at direktang linya ng paksa kung gumagawa ka ng isang orihinal na email
Maging maikli at malinaw na ipahiwatig kung ano ang tungkol sa email sa linya ng paksa. Iwasang gumamit ng isang mahabang pangungusap o bastos na wika upang gawing mas propesyonal ang iyong email upang mas seryosohin ito ng tatanggap. Pumili ng isang paksa na hindi hihigit sa 5 mga salita at i-type ito sa linya ng paksa ng email.
Halimbawa, kung nagsusulat ka ng isang email sa isang katrabaho tungkol sa isang napalampas na deadline, maaari kang magsama ng isang linya ng paksa na mukhang, "Nawalang deadline sa Pagpapadala."
Tandaan:
Kung tumutugon ka sa isang email, tulad ng isang email na aabisuhan ka na tinanggihan ka para sa isang potensyal na trabaho, tumugon sa orihinal na email sa halip na gumawa ng bago upang magkaroon ka ng isang organisadong tala ng iyong sulat.
Hakbang 3. Simulan ang iyong email sa isang propesyonal na pagbati upang maitakda ang tono
Buksan ang iyong email gamit ang isang pormal na pagbati kaya malinaw mula sa simula na propesyonal ang iyong email. Pumili ng isang pagbati na angkop para sa iyong relasyon sa tao. Halimbawa, kung nasa pangunahing pangalan ka sa isang tagapamahala na nagngangalang Matthew Smith, maaari mong simulan ang iyong email tulad ng, "Mahal na Matt."
- Kung mayroon kang isang napaka-bukas at kaswal na relasyon sa tatanggap, maaari mong sabihin ang isang bagay tulad ng, 'Hoy Matt."
- Kung nagsusulat ka ng isang email sa isang tao na hindi mo pa nakikilala, magsimula sa ‘Kanino maaaring alalahanin ito.”
- Para sa mga email ng pangkat na may maraming mga tatanggap na nais mong tugunan, sabihin lamang na, "Lahat."
Hakbang 4. Magdagdag ng isang maikling kasiyahan upang mapanatili ang email na friendly
Matapos mong batiin ang tatanggap, gawin ang unang linya ng iyong email ng isang maikling tabi o kaaya-aya na palitan na nagpapakita na ikaw ay magiliw ngunit propesyonal. Panatilihing ito maikli at huwag lumampas sa 2 o 3 mga linya ng maliit na pag-uusap bago ka makarating sa karne ng iyong email.
- Subukang magsimula sa isang bagay tulad ng, "sana ay maayos ang iyong kalagayan" o "Sana masumpungan ka ng email na ito."
- Kung ang iyong relasyon ay kaswal sa tao, maaari mong banggitin ang isang personal na detalye tulad ng, "Sana masaya ka sa konsiyerto noong nakaraang linggo."
Hakbang 5. Malinaw na sabihin ang iyong pagkabigo sa katawan ng email
Kapag naitakda mo na ang entablado para sa iyong email sa isang pagbati at isang maikling kasiya-siya, dumeretso sa negosyo ng pagpapahayag ng iyong pagkabigo. Malinaw na sabihin sa kanila ang nararamdaman mo, ngunit panatilihing pormal ang iyong wika at iwasang gumamit ng panlalait, pananakot, o pagkabastusan upang lumitaw ka bilang propesyonal hangga't maaari. Ilista ang lahat ng iyong mga reklamo at panatilihin ang katawan ng iyong email sa 1 talata kung posible kaya nakatuon ang email sa paksang nasa kamay.
- Halimbawa, kung tinanggihan ka para sa isang potensyal na trabaho, masasabi mo tulad ng, "Humihingi ako ng paumanhin sa narinig na nagpasya kang pumunta sa ibang direksyon. Inaasahan ko ang pagkakataon, kaya nabigo ako sa desisyon na kumuha ng ibang tao."
- Kung nagsusulat ka sa isang katrabaho o empleyado upang ipahayag ang iyong pagkabigo, maaari mong sabihin ang isang bagay tulad ng, "Napansin ko na ang ilang mga patakaran at pamamaraan ay hindi nasunod nang maayos. Ang mga patakaran ay umiiral sa isang kadahilanan, kaya nakakadismaya na malaman na hindi sila pinansin."
Hakbang 6. Panatilihing magalang ang iyong wika at tono sa buong email
Gumamit ng pormal at magalang na wika upang malinaw na maihatid ang iyong pagkabigo nang hindi pinaparamdam sa tatanggap na personal mong inaatake ang mga ito. Isipin kung paano makikilala ang pagsulat kung nabasa ito ng iba pa o kung naging publiko at ginawa ang iyong pagsulat upang maging isang propesyonal na representasyon ng iyong sarili.
- Kung nag-email ka sa isang empleyado o isang manager, posible na maibahagi ang iyong email sa ibang mga tao, kaya't mahalaga na ang iyong pagsusulat ay magalang at propesyonal.
- Halimbawa, sa halip na sabihin ang isang bagay tulad ng, "Hindi ko maintindihan kung ano ang iyong problema at kung bakit tumanggi kang sundin ang pamamaraan," sabihin ang isang bagay tulad ng, "Tulad ng dati nating napag-usapan, ang mga pamamaraan ay dinisenyo upang mapanatiling pareho ang bawat isa. pahina, kaya dapat silang sundin ng lahat.”
Hakbang 7. Tapusin ang iyong email sa isang positibong tala at isang tawag sa pagkilos
Ibalot ang iyong email sa pamamagitan ng pagsasama ng naaaksyunang impormasyon tulad ng pagse-set up ng isang pagpupulong o pag-anyaya sa tatanggap na pumunta sa iyo kung mayroon silang anumang mga katanungan. Magsama rin ng ilang positibong tala. Nabanggit ang mga bagay na nasisiyahan ka o purihin ang tao para sa isang bagay na nagawa nilang mabuti upang maramdaman nila na hindi mo lang sila kinukulit, ngunit nasa puso mo ang kanilang pinakamahusay na interes.
- Halimbawa, maaari mong sabihin sa iyong tagapanayam, "Ngunit, nagpapasalamat ako para sa pagkakataong makapanayam sa iyong kumpanya. Mangyaring ipaalam sa akin kung may magbubukas sa hinaharap!"
- Kung nagsusulat ka sa isang empleyado o katrabaho, subukan ang isang bagay tulad ng, "Alam ko na pinaghirapan mo ito, nais ko lang isama ang mga isyu na nasa pansin ko upang mapanatili mong bantayan para sa anumang mga potensyal na problema sa hinaharap."
Hakbang 8. Basahin nang malakas ang email bago mo ito ipadala upang marinig ang tunog nito
Maglaan ng sandali upang basahin nang malakas ang iyong buong email upang marinig mo ang tono ng iyong pagsulat at pag-proofread para sa anumang mga error sa pagbaybay o gramatika. Kung nakakita ka ng anumang mga typo, maling pagbaybay, o clunky na wika, ayusin ito! Kung ang iyong tono ay masyadong malambot o masyadong marahas, ayusin ang wika upang ito ay propesyonal ngunit matatag. Kapag nasiyahan ka dito ay ipadala mo ito sa taong inilaan nito.
- Maaari mo ring mabasa ng kaibigan o katrabaho ang iyong email bago mo ito ipadala upang matiyak na okay ang tunog.
- Ang mga error sa spelling o nawawalang mga salita ay maaaring magtapon ng epekto ng iyong email kaya't maglaan ng iyong oras upang i-proofread ang iyong pagsulat.
Paraan 2 ng 3: Pagsulat ng isang Pormal na Liham ng Reklamo
Hakbang 1. Magpadala ng isang sulat sa isang kumpanya o kung hindi ka pa nakakakuha ng tugon
Kung nabigo ka sa isang produkto o pag-uugali ng isang kumpanya, ang pagsulat ng isang pormal na liham na nagdedetalye sa iyong reklamo ay ang pinaka-propesyonal na paraan upang makipag-usap sa kanila. Kung hindi ka nakipag-ugnay sa isang tao sa anumang ibang paraan, gumamit ng isang pormal na liham bilang huling paraan upang ipahayag ang iyong pagkabigo at idetalye ang iyong mga isyu.
Maaari mo ring gamitin ang isang liham bilang huling pagtatangka upang patunayan na sinubukan mong makipag-ugnay sa isang tao upang talakayin ang iyong problema sa kanila
Hakbang 2. Sabihin nang malinaw ang iyong isyu sa unang pangungusap
Anuman ang nabigo ka tungkol sa, linawin kaagad mula sa paniki sa pamamagitan ng paglalagay nito sa pinakaunang pangungusap ng iyong liham. Maging diretso at maigsi at sabihin nang malinaw at propesyonal ang iyong problema o reklamo upang maitakda ang tono para sa iyong buong liham.
- Halimbawa, kung nagsusulat ka sa isang kumpanya upang magreklamo tungkol sa isang patakaran na nakaapekto sa iyo, maaari kang magsimula sa, "Sumulat ako upang ipahayag ang aking pagkabigo at pagkabigo sa patakaran sa pagbabalik ng iyong kumpanya."
- Kung nagsusulat ka ng isang liham sa isang tao na hindi mo maabot, subukang magsimula sa isang bagay tulad ng, "Sinusulat ko ang liham na ito patungkol sa iyong pagkabigo na tumugon sa aking mga katanungan tungkol sa aking security deposit matapos na hindi maabot ikaw sa pamamagitan ng telepono o email.”
Hakbang 3. Gamitin ang katawan ng iyong liham upang magdagdag ng mga detalye at impormasyong nauugnay sa iyong isyu
Kapag nasabi mo na ang iyong pagkabigo at isyu, gamitin ang natitirang bahagi ng iyong liham upang magdagdag ng mga tukoy na detalye at impormasyon upang mapalawak ang iyong liham at ipaliwanag ang iyong pagkabigo. Nabanggit ang anumang mga hakbang na kinuha mo upang malutas ang iyong isyu pati na rin ang mga pagsisikap na ginawa mo upang makipag-ugnay sa kanila para sa tulong.
Tip:
Kung sinubukan mong makipag-ugnay sa kanila o nakagawa sila ng mga pangako upang matugunan ang iyong mga alalahanin, banggitin ang mga petsa kung saan mo sinubukang makipag-ugnay sa kanila o sila ay nakatuon sa pag-aayos ng problema.
Hakbang 4. Iwasan ang galit, mapanunuya, o pananakot na wika sa iyong liham
Sa buong liham, panatilihing pormal at propesyonal ang iyong wika at tono. Huwag kailanman gumamit ng kabastusan o pananakot na wika at iwasan ang panunuya upang ang iyong pagsusulat ay lilitaw bilang propesyonal hangga't maaari.
- Kung kailangan mong gumawa ng iyong liham para sa isang kaso sa korte, nais mong gawin ang iyong sarili na magmukhang propesyonal tulad ng makakaya mo.
- Ang pagmumura o paggamit ng marahas na wika ay magpapakita sa iyo na agresibo at hindi propesyonal.
Hakbang 5. Magsama ng mga kopya ng anumang mga dokumento na nauugnay sa iyong reklamo
Kung mayroon kang mga larawan, kontrata, o anumang iba pang mga dokumento na nai-back up o napatunayan ang iyong mga paghahabol, gumawa ng isang kopya ng mga ito at ilakip ang mga ito sa iyong liham. Tiyaking tinukoy mo ang mga ito sa iyong liham upang magdagdag ng higit pang bisa sa anumang mga paghahabol na iyong ginawa.
Halimbawa, sa iyong liham maaari mong sabihin ang tulad ng, "Nag-attach ako ng mga larawan ng hitsura ng tapos na produkto, na nakikita mo, ay malayo sa kasiya-siya."
Hakbang 6. Idagdag ang iyong impormasyon sa pakikipag-ugnay pagkatapos ng iyong konklusyon
Tapusin ang iyong liham sa isang talata na nagbubuod sa iyong mga pangunahing alalahanin at mga pagkilos na nais mong gawin upang malutas ang mga ito. Kung nais mong makipag-ugnay sa iyo ng tao o kumpanya upang subukang ayusin ang problema o talakayin pa ang bagay, siguraduhing isama ang iyong impormasyon sa pakikipag-ugnay sa ibaba.
- Lagdaan ang liham na may pormal na pagsasara tulad ng, "Iyong tunay," "Taos-puso," o "Magalang" na sinusundan ng iyong pangalan.
- Ibigay ang numero ng telepono o email address na nais mong gamitin nila upang maabot ka.
Hakbang 7. Ipadala ang liham gamit ang sertipikadong mail kaya kailangang pirmahan ito
Gumamit ng sertipikadong mail o isang pagpipilian sa paghahatid ng sulat na nangangailangan ng tatanggap na mag-sign para dito upang mayroon kang patunay na natanggap ito. Panatilihin ang resibo kung sakaling kailangan mong patunayan na sumulat ka sa kanila ng isang liham o ibigay ito para sa isang kaso sa korte.
Paraan 3 ng 3: Pakikipag-usap sa Isang Propesyonal
Hakbang 1. Direktang makipag-usap sa isang tao kung hindi mo nais ito sa talaan
Kung mas gusto mong ipahayag ang iyong pagkabigo nang walang isang landas sa papel o nang hindi nag-aalala tungkol sa iyong pag-uusap na masuri sa paglaon, ang isang harapan na pag-uusap ang paraan upang pumunta. Bilang karagdagan, ang isang direktang pag-uusap sa isang tao ay nagbibigay-daan sa iyo upang masukat ang kanilang mga reaksyon at magdagdag ng isang mas personal na ugnayan.
- Maaari rin itong maging mas mabilis upang simpleng makausap ang isang tao na nabigo ka.
- Ang pakikipag-usap sa isang tao ay nagbibigay-daan sa iyo upang magamit ang iyong sariling wika sa katawan at tono ng boses upang maiparating ang iyong pagkabigo o pagkabigo.
Hakbang 2. Hilingin sa tao na makipagpulong sa iyo nang pribado upang talakayin ang isyu
Kausapin ang taong malayo sa ibang mga tao upang maipalabas mo ang iyong sarili nang malaya nang walang potensyal na mapahiya sila. Mag-iskedyul ng isang pagpupulong o hilingin sa kanila na makipagkita sa iyo sa isang lugar tulad ng isang conference room, opisina, o kahit isang coffee shop kaya't mas propesyonal ito.
- Tumawag sa kanila o magpadala sa kanila ng isang email upang tanungin sila kung anong oras at lugar ang pinakamahusay para sa kanila.
- Kung nahahanap mo ang iyong sarili sa isang sitwasyon kung saan hindi mo masasabi nang pribado ang iyong pagkabigo, subukang manatiling propesyonal tulad ng makakaya mo at panatilihing naka-check ang iyong kalmado.
Tip:
Kung kailangan mong kausapin sila kaagad, sabihin sa kanila ang isang bagay tulad ng, “Mayroon ka bang mabilis na sandali? Kailangan kong makausap."
Hakbang 3. Simulan ang pag-uusap sa pamamagitan ng pagpapasalamat sa kanila at tanungin kung kumusta sila
Bago mo simulang ipahayag ang iyong pagkabigo, maglaan ng sandali upang magpasalamat sa tao sa paglalaan ng oras upang makipagkita sa iyo at masukat ang kanilang kalooban. Tanungin sila kung kumusta sila at kung handa silang makipag-usap sa iyo tungkol sa isyu. Kung tila galit o gulo sila, subukang pakalmahin sila o maghintay na makausap sila sa paglaon. Kung mukhang maayos sila, pagkatapos ay magpatuloy at simulang talakayin ang iyong problema o isyu.
- Ang pagsisimula sa kanang paa ay makakatulong sa pag-uusap na maayos at propesyonal.
- Halimbawa, maaari kang magsimula sa pamamagitan ng pagsasabi ng isang bagay tulad ng, “Maraming salamat sa iyong oras. Hindi ako magtatagal, kailangan ko lang talakayin ang isang bagay sa iyo."
Hakbang 4. Sabihin nang malinaw at direkta ang iyong reklamo
Sabihin sa tao kung bakit nabigo ka sa paggamit ng tukoy at hindi pang-emosyonal na wika. Maging diretso at layunin at ilista ang lahat ng mga kadahilanan na hindi ka nasiyahan, ngunit iwasang masiraan sila ng listahan ng mga maling gawain. Gumamit ng mahinahon, propesyonal na wika upang maiparating ang iyong mga damdamin at iwasang itaas ang iyong boses o gumamit ng mga kabastusan.
- Ang pagsigaw at pagmumura ay magpapakita lamang sa iyo ng agresibo at hindi propesyonal.
- Halimbawa, sabihin sa kanila ang nararamdaman mo nang hindi labis na naging emosyonal. Maaari mong sabihin ang isang bagay tulad ng, "Kapag gumawa ka ng isang bagay na tulad nito, talagang pinaparamdam sa akin na wala kang pakialam sa kung paano ito nakakaapekto sa akin, at sa totoo lang, nakasasakit at nakakabigo.
Hakbang 5. Tanungin sila kung mayroon silang anumang mga katanungan bago mo tapusin ang iyong pagpupulong
Kapag naipahayag mo na ang iyong pagkabigo at ipinaliwanag ang iyong pangangatuwiran, bigyan ang tao ng pagkakataong makipag-usap. Tanungin sila kung mayroon silang anumang mga katanungan para sa iyo o kung hindi sila malinaw tungkol sa anumang sinabi mo sa kanila kaya walang pagkalito. Pagkatapos, salamat muli sa kanila sa pagtagpo sa iyo bago mo tapusin ang pag-uusap.
Kung maaari, mag-alok ng mga solusyon o pagpapabuti para sa hinaharap
Mga Tip
- Huwag kailanman mag-type ng isang email, magsulat ng isang liham, o makipag-usap habang ikaw ay galit. Huminga ng konti upang mapayapa ang iyong sarili bago ka magsimula upang magkaroon ka ng isang malinaw na ulo.
- Iwasang makipag-usap sa isang tao sa harap ng ibang tao. Maghintay hanggang sa magagamit nila upang makipag-usap at makipagkita sa kanila nang pribado.
