Kung nagtatrabaho ka sa isang tanggapang medikal, o nagsisimula ka ng iyong sariling kasanayan, ang pag-iskedyul ng mga appointment ng pasyente ay isa sa iyong pinakamahalagang gawain. Ang pagpapanatili ng maayos na iskedyul ng iyong appointment ay matiyak na walang mga pasyente na "nawala" sa system at parehong kapwa mga pasyente at manggagamot ang may kaaya-ayang karanasan sa opisina. Samantala, ang pag-maximize ng pagiging produktibo sa iyong iskedyul ay magpapahintulot sa iyo na mag-book ng higit pang mga tipanan at taasan ang kita ng iyong tanggapan.
Mga hakbang
Paraan 1 ng 3: Pag-set up ng isang Sistema ng Pag-iiskedyul ng Appointment
Hakbang 1. Hayaan ang mga pasyente na mag-book ng mga tipanan sa telepono, sa personal, at online
Sa ganitong paraan, tiyakin mong nakakakuha ka ng pinakamaraming pasyente na posible at hindi mawawala ang anumang mga potensyal na pasyente na hindi makakagawa ng tipanan sa isang partikular na paraan. Ang pagpapagana sa mga tao na gumawa ng mga tipanan sa online ay nagpapahintulot din sa iyo na samantalahin ang 24/7 na online na pag-access at hayaan ang mga pasyente na mag-book ng mga tipanan pagkatapos ng oras.
- Bilang karagdagan sa idinagdag na kahusayan na ito, sa pangkalahatan ang mga pasyente ay nag-uulat din ng pakiramdam na mas komportable at hindi gaanong nabibigatan ng pag-iiskedyul ng sarili sa online kaysa sa paggawa ng mga tipanan sa telepono.
- Mayroong isang iba't ibang mga online appointment software ng pag-iiskedyul ng appointment na maaari mong bilhin upang magamit sa iyong tanggapan. Ang ilan sa mga pinakatanyag na software ay may kasamang AppointmentPlus, Booker, at Thryv. Siyempre, maaari ka ring bumuo ng iyong sariling pag-iiskedyul ng software kung mayroon kang mga kasanayan sa pag-coding at pag-unlad!
Hakbang 2. Mag-alok ng mga pasyente ng maraming mga pagpipilian sa time-slot para sa kanilang appointment
Gusto mong tiyakin na bibigyan mo ang iyong mga pasyente ng maraming mga pagpipilian hangga't maaari upang mapili nila ang pinakamahusay na time-slot para sa kanilang partikular na iskedyul. Ito ay maaaring mukhang halata, ngunit napakahalaga para sa pagpapanatiling masaya sa iyong mga pasyente at mabawasan ang pagkakataon na kanilang kanselahin ang appointment dahil sa isang salungatan sa oras.
Halimbawa, sa halip na tanungin ang isang pasyente kung gagana ang Martes ng 1:00 para sa kanila, bigyan sila ng pagkakataon na pumili ng anumang magagamit na puwang sa oras na gagana para sa kanila, tulad ng Martes mula 1: 00-2: 00, 2: 00-3: 00, o 4: 00-5: 00
Hakbang 3. Ibaba ang impormasyon sa pakikipag-ugnay sa bawat nakaiskedyul na pasyente
Kakailanganin mong makipag-ugnay sa kanila upang paalalahanan sila sa isang paparating na appointment o muling itakda ang iskedyul ng kanilang susunod na pag-book. Tiyaking hiningi mo ang numero ng telepono ng tao, email address, at address sa pag-mail noong una nilang nai-book ang kanilang appointment.
Kung ang tao ay gumawa ng appointment sa personal o sa telepono, hilingin lamang sa kanila para sa impormasyong ito. Kung nag-appointment sila online, tiyaking magsama ng isang lugar sa iyong online portal para sa impormasyon sa pakikipag-ugnay ng pasyente
Hakbang 4. Magpadala ng mga paalala sa mga pasyente isang araw bago ang kanilang appointment
Kung nakalimutan ng mga pasyente ang kanilang oras ng appointment at hindi magpapakita, hahantong ito sa isang malaking bloke ng nasayang na oras sa iyong iskedyul. Ang paggamit ng mga paalala ay binabawasan ang panganib ng mga pasyente na hindi magpakita para sa kanilang mga tipanan at sa gayon ay makakatulong na maiwasan ang pag-aksaya ng oras.
- Ang pagtawag o pag-text sa mga pasyente ay ang pinakamahusay na uri ng paalala, dahil mas malamang na mapansin nila ang isang papasok na tawag o teksto kaysa makakita sila ng isang bagong email sa isang maikling panahon.
- Ang paggamit ng isang sistema ng paalala ay maaari ring dagdagan ang pagkansela at muling pag-iskedyul ng mga hindi ginustong mga tipanan, na maaaring humantong sa mga pasyente na pakiramdam na mas kontrolado at sa gayon ay mas nasiyahan sa kanilang mga oras ng appointment.
Hakbang 5. Magkaroon ng isang itinalagang tagapag-iskedyul ng appointment para sa iyong tanggapan
Kung hindi ka lang namamahala sa pagpapanatili ng iskedyul ng appointment para sa iyong tanggapan, kumuha o magtalaga ng isang tao upang maging pangunahing tagapag-iskedyul ng appointment. Ang paglalagay ng responsibilidad para sa pag-iiskedyul ng mga tipanan sa isang tao ay magpapahintulot sa isang mas rehimen na pamamaraan ng pag-iiskedyul at hahantong sa isang iskedyul na mas mahusay na sumasalamin sa mga pangangailangan ng pasyente at mga kagustuhan ng mga indibidwal na manggagamot.
Halimbawa, kung ang isang tao ang namamahala sa pag-iiskedyul ng mga tipanan, maaari silang tumuon sa mga bagay tulad ng pagtutugma ng mga partikular na pasyente o kundisyon sa mga partikular na doktor sa halip na hatiin ang kanilang pansin sa maraming gawain
Paraan 2 ng 3: Sumusubok na Mga Pasyente Sa Loob ng Iskedyul
Hakbang 1. Pangkatin ang mga pasyente na may mga katulad na kondisyon o isyu sa parehong araw
Sa pangkalahatan pinahahalagahan ng mga doktor ang paggamot sa mga katulad na pasyente na pabalik-balik, dahil nagdaragdag ito ng pagkakapare-pareho sa kanilang trabaho at inilalagay sila sa isang mas nakatuon na medikal na pag-iisip. Sa gayon, ang pag-aayos ng iyong iskedyul ng appointment sa ganitong paraan ay kapwa magpapasaya sa mga manggagamot sa iyong tanggapan at papayagan ang iyong mga pasyente na makatanggap ng mas mabisang paggamot.
Halimbawa, kung maraming mga pasyente ang nag-iiskedyul ng mga tipanan para sa mga kondisyon ng balat sa isang partikular na linggo, subukang i-set up ito upang ang kanilang mga appointment ay nahuhulog sa parehong araw ng linggong iyon
Hakbang 2. Gumamit ng isang chart ng triage upang unahin ang mga tipanan batay sa pagiging seryoso
Dapat isama sa tsart ang mga pamantayan tulad ng naiulat na mga sintomas, pagka-madali sa appointment, at haba ng appointment. Kapag nagdagdag ka ng isang bagong appointment sa iskedyul, sumangguni sa tsart na ito upang matukoy kung i-book ang appointment sa parehong araw, sa mga susunod na ilang araw, o sa loob ng susunod na ilang linggo.
- Halimbawa, kung ang isang tao ay tumawag upang gumawa ng isang tipanan at nag-uulat ng mga sintomas tulad ng matinding sakit at igsi ng paghinga, ipasok ito sa iskedyul sa lalong madaling panahon dahil ang kanilang kalagayan ay maaaring maging seryoso.
- Kung walang puwang sa iskedyul upang makita kaagad ang isang tao na may kagyat na kondisyon at kailangan mong muling mag-iskedyul ng appointment ng isa pang pasyente, maaari mo ring gamitin ang tsart upang matukoy kung aling mga tipanan ang maaaring ipagpaliban.
Hakbang 3. Iwasan ang dobleng pag-book ng mga bagong pasyente at pasyente na may mga kumplikadong isyu
Ang mga appointment na ito ay mangangailangan ng mas maraming oras at pansin kaysa sa kakailanganin ng mga nagbabalik na pasyente. Sa halip, i-iskedyul ang mga "work-in" na pasyente na nangangailangan ng kaunting pansin kasama ng mga bagong pasyente, upang ang mga nars ay maaaring maisagawa ang paunang pag-check-in sa isang bagong pasyente habang ang manggagamot ay nakikipagtulungan sa pasyente na nagtatrabaho.
- Bagaman makakatulong sa iyo ang dobleng pag-book sa ganitong paraan upang makita ang mas maraming mga pasyente sa isang araw, maaari kang humantong sa iyo na magkaroon ng mga isyu kapag hindi inaasahan ang mga pangyayari. Panatilihin ang minimum na pag-book sa minimum upang maiwasan ang mga problema sa linya.
- Ang pag-iskedyul ng mga "work-in" na pasyente ay mahusay ding paraan ng pagtutuyo ng mga pasyente batay sa kanilang mga pangangailangan at pag-iiwan ng mas maraming puwang sa appointment para sa mga may mas seryosong isyu.
Hakbang 4. Planuhin ang iyong iskedyul sa pana-panahong pagbagu-bago sa mga pangangailangan ng pasyente
Batay sa mga demograpiko ng iyong kliyente, marahil ay makakakita ka ng maraming mga tipanan na nai-book ng halos parehong oras ng taon sa isang regular na batayan. Gumamit ng nakaraang karanasan upang mahulaan para sa mga pana-panahong pagbagu-bago at iwanan ang sapat na silid sa iskedyul upang mapaunlakan ang mga pangangailangan ng iyong mga pasyente.
- Halimbawa, maaari kang makakita ng isang malaking bilang ng mga tao na nag-iiskedyul ng mga pag-check up para sa kanilang mga anak sa pagsisimula ng isang bagong taon ng pag-aaral, na kung saan ay hihilingin sa iyo na subukang mag-iwan ng puwang para sa mga appointment na ito bago at pagkatapos ng pag-aaral sa bawat araw.
- Sa pangkalahatan, ang pinakamabalang oras ng taon para sa mga tanggapan ng doktor ay nagsasama ng pagsisimula ng isang bagong taon ng pag-aaral (ibig sabihin, Agosto), panahon ng allergy (ibig sabihin, Abril-Hunyo), at panahon ng trangkaso (ibig sabihin, Oktubre-Pebrero).
Paraan 3 ng 3: Pagpapanatili ng isang Mahusay na Iskedyul ng Appointment
Hakbang 1. Lumikha ng isang lingguhang timeline upang maisaayos ang iyong iskedyul sa paligid
Dapat isama sa iyong timeline ang impormasyon tulad ng kung gaano karaming mga pasyente ang kailangang iiskedyul ng iyong tanggapan sa bawat linggo, kung gaano karaming oras ang mga miyembro ng kawani ay maaaring gumana, at kung gaano karaming araw ang isang pasyente ay maaaring maghintay bago magpatingin sa doktor. Ang pagkakaroon ng impormasyong ito sa iyong timeline ay makakatulong sa iyo na balansehin ang mga pangangailangan ng pasyente sa iyong mga manggagawa sa opisina.
Halimbawa, kung alam mong naka-iskedyul ka na ng sapat na mga pasyente upang matugunan ang mga pangangailangan ng iyong tanggapan sa loob ng isang linggo, maaari mong unahin ang pag-iskedyul ng mga pasyente na walang mga kagyat na kundisyon sa susunod na linggo
Hakbang 2. Gumamit ng binagong pag-iiskedyul ng alon upang maiwasan ang pagbuo ng pasyente
Sa modelo ng pag-iiskedyul na ito, ang mga tipanan ng pasyente ay clustered malapit sa simula ng oras at ang pagtatapos ng oras ay naiwang bukas. Sa ganitong uri ng iskedyul, ang bukas na espasyo sa pagtatapos ng oras ay gumagana bilang isang buffer kung kailan mas matagal ang mga appointment kaysa sa inaasahan o ibang hindi inaasahang pangyayari na lumabas.
- Ang binagong modelo ng pag-iiskedyul ng alon ay lubhang babawasan ang mga oras ng paghihintay ng pasyente, at dahil doon ay hahantong sa higit na pangkalahatang kasiyahan ng pasyente.
- Kung mayroon kang walang laman na oras sa pagtatapos ng oras, maaari mong gamitin ang oras na iyon upang makahabol sa iba pang mga gawain sa opisina, tulad ng pag-file ng mga papeles, pagtawag sa telepono, o kahit na pagpupulong ng mga tauhan ng tauhan.
Hakbang 3. Gumamit ng listahan ng paghihintay upang maiwasan ang pagkawala ng espasyo sa iskedyul pagkatapos ng isang pagkansela
Sa pamamagitan ng pagkakaroon ng listahan ng paghihintay, maaari kang magdagdag ng mga pasyente sa iskedyul sa huling minuto kung ang isang dating nakaiskedyul na appointment ay nakansela. Bawasan nito ang dami ng oras at kita na mawawala sa iyong tanggapan kapag kinansela ka ng isang pasyente.
Lumikha ng iyong listahan ng paghihintay sa isang digital format at i-set up ito upang agad kang makapagpadala ng isang teksto o email sa mga pasyente sa listahan kapag bumukas ang isang puwang ng iskedyul. Mas mahusay ito kaysa makipag-ugnay sa mga pasyente sa listahan sa pamamagitan ng telepono
Hakbang 4. Itakda ang mga oras ng pagdating ng 20 minuto nang mas maaga kaysa sa mga oras ng appointment
Bibigyan nito ang mga tauhan sa istasyon ng pag-check in ng maraming oras upang makolekta ang lahat ng kinakailangang impormasyon mula sa isang pasyente bago ang kanilang naka-iskedyul na appointment sa doktor. Ang pag-oayos ng mga oras ng appointment sa ganitong paraan ay pumipigil sa mga uri ng pagkaantala na maaaring magtapon ng isang buong iskedyul ng araw.
