Ang mga personal na file ay maaaring madali at mabilis na hindi maayos. Kung mas maraming pagkaayos ang iyong mga file, mas mahirap na hanapin muli ang mga ito sa hinaharap. Upang matulungan na gawing mas madali ang iyong personal na mga file upang mahanap at mai-file ang layo, gugustuhin mong maglaan ng ilang oras at maayos na ayusin ang mga ito. Nasa iyo ang eksaktong sistema na iyong ginagamit. Gayunpaman, maraming mga pangunahing pamamaraan ng personal na samahan ng file na maaari mong magamit upang matulungan kang maayos ang iyong mga file.
Mga hakbang
Bahagi 1 ng 4: Paggamit ng Mga Pamamaraan ng Pangunahing Organisasyon
Hakbang 1. Panatilihing simple
Ang punto ng paglikha ng isang file system ay upang gawing mas madali ang mga bagay sa iyong sarili. Gusto mong iwasang gawing sobrang kumplikado o nakalilito ang iyong system. Ang pagpapanatiling simple ng iyong system hangga't maaari ay makakatulong sa iyo na madaling mai-file o makuha ang anumang mga dokumento na maaaring kailanganin mong gumana.
- I-file mo lamang ang kailangan mo. Ang pag-iimbak ng labis ay maaaring gawing clunky at mahirap gamitin ang iyong system.
- Iwasan ang hindi kinakailangang pagiging kumplikado sa iyong file system.
- Itapon ang mga file na sigurado kang hindi mo na kailangan.
Hakbang 2. Gamitin ang tamang dami ng lalim sa iyong system
Maaaring maging kaakit-akit na lumikha ng maraming iba't ibang mga kategorya at subcategory para magkasya ang iyong mga file. Gayunpaman, magandang ideya na gumawa lamang ng mga kategorya ng malawak na antas at gamitin lamang ang marami sa iyong ganap na kailangan. Ang paglikha ng masyadong maraming mga kategorya ay maaaring magresulta sa isang clunky at hindi mabisang system ng pag-file. Tiyaking lumikha ka ng tamang dami ng lalim ng organisasyon sa iyong system upang mapanatili itong gumana nang maayos.
- Iwasang gumawa ng labis na detalyadong mga sub-kategorya para sa iyong system. Halimbawa, ang "Mga Resibo, Pagkain, Tinapay" ay magiging sobrang detalyado upang maging kapaki-pakinabang.
- Ang pagkakaroon lamang ng isang kategorya para sa buwanang o lingguhang mga resibo ay maaaring maging mas naaangkop para sa iyong system ng pag-file.
- Ang pagkakaroon ng isang seksyon para sa mga kliyente at pagkatapos ay ang pag-aayos ng mga ito sa alpabetikong ay isang halimbawa ng isang mabisang antas ng lalim.
Hakbang 3. Gawing madaling hanapin ang iyong mga file
Ang iyong system ng pag-file ay makikinabang nang malaki mula sa pagkakaroon ng halatang mga visual na pahiwatig na ipaalam sa iyo nang eksakto kung saan nakaimbak ang isang bagay. Ang paggawa ng halata ng mga seksyon ng iyong file system ay makakatulong sa iyo na mabilis na makahanap ng isang item o mag-file nang malayo. Isaisip ang ilan sa mga tip na ito kapag pinapansin ang iyong mga file:
- Gumamit ng mga may kulay na folder upang ipahiwatig ang ilang mga kategorya o seksyon.
- Subukang panatilihin ang isang madaling gamiting listahan ng mga kulay at mga kategorya na iyong naitalaga sa kanila.
- Gumamit ng tagagawa ng label upang malinaw na lagyan ng label ang iyong mga file.
- Subaybayan ang hiwa ng iyong mga folder. Subukang gumamit lamang ng isang hiwa ng folder para sa bawat kategorya o seksyon.
Hakbang 4. Isipin ang mga uri ng mga lalagyan ng file na kakailanganin mo
Bago mo maayos ang iyong mga file, kakailanganin mong makahanap ng isang bagay upang mailagay ang mga ito. Eksakto kung aling uri ng mga lalagyan ng file ang iyong ginagamit ay nakasalalay sa dami ng mga file na dapat mong iimbak, kung gaano kahalaga ang mga ito, ang mga sukat ng mga dokumento, at ang dalas na kailangan mong i-access ang mga ito. Tingnan ang ilan sa mga tip na ito upang makakuha ng ideya kung aling mga lalagyan ng file ang maaaring tama para sa iyo:
- Kung kailangan mong mag-imbak ng napakahalagang mga dokumento, isaalang-alang ang pagbili ng isang lalagyan ng patunay na sunog.
- Ang paghahanap ng Underwriters 'Laboratory seal sa isang lalagyan ay maaaring ipahiwatig na ang lalagyan ay protektahan ang iyong mga file nang halos isang oras sa apoy na may temperatura na 1700 degree Fahrenheit.
- Para sa mga regular na file, baka gusto mong bumili ng isang pangunahing gabinete sa pag-file. Para sa mga sensitibo o kompidensiyal na mga file, isaalang-alang ang pagbili ng isang mas ligtas na cabinet ng pag-file o isang ligtas.
- Gusto mong tiyakin na ang iyong lalagyan ng pag-file ay may sapat na silid upang hawakan ang lahat ng iyong mga file.
- Kung mayroon kang anumang mga hindi karaniwang laki ng mga dokumento, suriin kung magkakasya ang mga ito sa iyong lalagyan ng imbakan. Halimbawa nang walang hanggan, ang mga dokumento na may sukat sa ligal ay maaaring makaapekto sa laki ng kinakailangang folder pati na rin sa mga sukat ng pag-iimbak.
Bahagi 2 ng 4: Pagsasaayos ng Iyong Mga Dokumento
Hakbang 1. Ipunin ang lahat ng iyong mga dokumento
Bago ka makapagsimula sa pag-aayos ng iyong mga dokumento, gugustuhin mong tiyakin na nasa harap mo ang lahat ng iyong mga dokumento. Huwag mag-alala tungkol sa kung paano nakaayos o nakaayos ang iyong mga file. Sa ngayon, tipunin ang lahat ng mga dokumento na sa palagay mo ay kailangang itago at maghanda upang ayusin ang mga ito.
- Kumuha ng mga mas lumang dokumento na iyong naayos na. Maaaring gusto mong ayusin ulit ang mga ito upang umangkop sa bagong system na iyong nilikha.
- Tiyaking nakuha mo ang lahat ng iyong kamakailang mga dokumento na nakolekta at handa nang ayusin.
Hakbang 2. Pagbukud-bukurin ang iyong mga file sa mga aktibo at archive na item
Kapag inaayos mo ang iyong mga file, maaaring maging kapaki-pakinabang upang mabuo ang mga ito sa dalawang pangunahing kategorya: mga aktibong file na kailangan mong gumana at i-archive ang mga file na kailangan mong itabi. Tutulungan ka nitong ma-access ang mga file na madalas mong ginagamit at maayos na maiimbak ang mga file na hindi mo kakailanganin ng agarang pag-access.
- Ang mga aktibong file ay mga dokumento na kailangan mo pa ring tugunan, mag-refer o kung hindi man ay madalas na ma-access.
- Ang mga archival file ay mga dokumento na hindi mo kakailanganin sa malapit na hinaharap, ngunit kailangan mo pa ring makatipid.
Hakbang 3. Lumikha at lagyan ng label ang tamang mga kategorya para sa iyong system
Matapos mong magkasama ang iyong mga file sa isang lugar, maaari kang kumuha ng isang mabilis na imbentaryo ng mga ito. Habang sinusuri mo ang iyong mga file, pansinin ang mga pangkalahatang kategorya na maaaring magkasya sila. Isulat ang mga kategoryang ito upang lumikha ng pangunahing sistemang pang-organisasyon na iyong gagamitin para sa iyong mga file. Tingnan ang ilan sa mga karaniwang kategoryang ito upang makakuha ng ideya kung alin ang maaari mong gamitin:
- Mga ligal na talaan na may mga subcategory tulad ng mga sertipiko ng kapanganakan, mga sertipiko ng kamatayan o mga dokumento sa kasal.
- Mga dokumentong pampinansyal na sumasaklaw sa iyong nakaraang mga buod sa pananalapi, impormasyon sa credit card, mga ulat sa kredito o taunang mga buod sa pananalapi.
- Mga tala ng pag-aari.
- Mga personal na dokumento tulad ng mga diploma, tala ng trabaho, tala ng kalusugan at mga patakaran sa seguro.
Hakbang 4. Mag-file ng mga dokumento ng pangmatagalang imbakan
Ilagay ang mga dokumento na na-label mo bilang mga archival file sa iyong pangmatagalang lalagyan ng imbakan. Ang mga file na ito ay hindi maa-access nang madalas, kaya tiyaking inilalagay ang mga ito sa kanilang mga tamang kategorya sa system ng pag-file para sa huling pagkuha. Ang mga archival file ay malamang na bubuo sa karamihan ng iyong nai-file at naayos na mga dokumento.
- Ang pangmatagalang imbakan ay maaaring nahahati sa dalawang karagdagang kategorya: permanenteng mga file at "patay" na mga file.
- Ang mga permanenteng file ay maaaring magsama ng mga dokumentong pang-edukasyon, dokumento sa pagtatrabaho o iba pang mahahalagang papel na maaaring kailangan mo pang i-access.
- Ang mga file na "Patay" ay mga dokumento na maaaring hindi mo na kailangang i-access muli. Ang mga lumang tala ng buwis ay maaaring magkasya sa kategoryang ito. Gayunpaman, tandaan, na ang mga pagbabalik sa buwis ay dapat itago sa loob ng pitong taon.
Hakbang 5. Ilagay ang iyong kasalukuyang mga dokumento sa iyong aktibong seksyon ng dokumento
Ang mga dokumento na gagamitin mong madalas o kailangan mo pa ring suriin, ay kailangang mailagay sa iyong seksyon ng mga aktibong dokumento. Papayagan ka ng seksyong ito sa iyong system ng pag-file na mabilis na ma-access ang mga dokumento na hindi pa handa para sa pag-archive. Ang mga sumusunod ay ang apat na pinaka-karaniwang mga aktibong kategorya ng dokumento na maaari mong isaalang-alang na gamitin:
- Mga dokumento na kailangan mo pa rin ng pansin.
- Mga dokumento na kailangan mo pa ring mabasa o suriin.
- Mga singil na kailangan mo pa ring bayaran.
- Mga dokumento na handa nang lumipat sa pangmatagalang imbakan.
Bahagi 3 ng 4: Pagsasaayos ng Mga Elektronikong File
Hakbang 1. Magsimula sa malawak na mga kategorya pagkatapos ay makakuha ng mas tiyak
Tulad ng iyong pisikal na mga file, gugustuhin mong magsimula sa mga pinakamalawak na kategorya na akma ng iyong mga file. Halimbawa, kung ikaw ay isang independiyenteng kontratista, baka gusto mong ayusin ang iyong mga file sa pamamagitan ng employer. Iyon ay, lumikha ng isang folder para sa bawat isa sa kanila. Pagkatapos, dapat mong hatiin ang iyong mga file sa loob ng bawat malawak na kategorya sa mas maliit. Nangangahulugan ito na ang mga folder ng iyong tagapag-empleyo ay maaaring karagdagang hatiin sa iba't ibang mga folder na naglalaman ng impormasyon tungkol sa bawat proyekto sa employer na iyon.
- Isaalang-alang ang pananatiling pare-pareho sa loob ng bawat malawak na kategorya. Gagawa nitong mas madaling hanapin ang iyong mga file. Halimbawa, maaari kang magkaroon ng subfolder para sa bawat proyekto na naglalaman ng mga file tulad ng "mga dokumento ng proyekto", "pagsingil," at "mga komunikasyon."
- Maaari mo ring ayusin nang malawak ang mga folder ayon sa taon kung tila mas madali o mas nauugnay ito sa iyong mga file.
Hakbang 2. I-scan o i-download ang mga file na wala ka pang elektronikong paraan
Maaari itong maging kapaki-pakinabang upang mai-save ang lahat ng iyong mga file nang elektroniks sa isang lugar. Sa kabila ng kinakailangan ng oras, dapat mong subukang i-scan ang marami sa iyong mga pisikal na dokumento hangga't maaari upang mai-save at mai-back up ang mga ito sa elektronikong paraan. Bilang karagdagan, tiyaking mag-download ng anumang mga file na gaganapin sa online sa iba pang mga lugar, kung sakaling hindi ma-access ang website ng pagho-host kapag kailangan mo muli ng mga file. Isaayos ang mga file na ito tulad ng gagawin mo sa iba pa.
Hakbang 3. Bigyan ang iyong mga file ng mga tiyak na pangalan
Ang mga pangalan ng file ay dapat na madaling maunawaan at natatangi. Iyon ay, dapat mong tingnan ang iyong mga pangalan ng file at agad na malaman kung ano ang nilalaman sa kanila. Subukang isama ang isang petsa, isang tagatukoy ng mga folder na maglalaman ng file, at isang indibidwal na tagapaglarawan. Halimbawa, ang isang file sa pagsingil na nilikha noong Hunyo ng 2016 para sa iyong kliyente X Corp ay maaaring tawaging "0616_XCorp_Invoice_2." Papayagan ka nitong malaman nang eksakto kung ano ang nilalaman ng file nang hindi naglalaan ng oras upang buksan ito.
Anumang sistema ang ginagamit mo upang pangalanan ang iyong mga file, tiyaking gawin lamang ito nang tuloy-tuloy. Kapag napili mo ang isang system, manatili dito; magiging mahirap na bumalik at palitan ang pangalan ng lahat ng iyong mga file sa paglaon
Hakbang 4. Regular na i-back up ang iyong mga file
Ang pangunahing panganib ng pag-iingat ng elektronikong file ay ang iyong impormasyon ay madaling kapitan sa pagkawala sa pamamagitan ng isang pag-crash ng computer. Maging handa para dito sa pamamagitan ng regular na pag-back up ng iyong mga file sa isang online backup na serbisyo, mga CD, o isang panlabas na hard drive. Siguraduhin na lagyan ng label ang mga aparatong ito ng imbakan nang malinaw na may label sa iyong mga file. Kung mayroon kang isang panlabas na drive o CD, isaalang-alang ang panatilihin ang mga ito sa isang ligtas na lugar na malayo sa iyong pangunahing tirahan upang maiwasan ang kabuuang pagkawala mula sa sunog o natural na sakuna.
Bahagi 4 ng 4: Pagpapanatili ng Iyong Filing System
Hakbang 1. Makisabay sa iyong system
Matapos mong likhain ang iyong sistema ng pagpuno, gugustuhin mong patuloy na gamitin ito tulad ng iyong nilalayon. Napakalayo sa likuran, hindi pinapansin ang mga item na kailangang i-file o hindi wastong pag-file ng mga item ay maaaring i-undo ang pagsusumikap na iyong nilagay. Tiyaking nakakasabay mo sa iyong system ng pag-file upang mapanatili itong gumagana para sa iyo.
- Paminsan-minsan ang paghahanap ng mga file na wala sa lugar ay makakatulong na mapanatili ang pagkakasunud-sunod ng iyong system.
- Huwag pabayaan ang pag-file ng iyong mga aktibong dokumento sa iyong imbakan ng archive ng dokumento.
Hakbang 2. Alisin ang mga lumang file
Ang ilang mga file ay kinakailangan upang maiimbak ang layo para sa isang mahabang panahon. Gayunpaman, ang iyong system ng pag-file ay magiging may sukat sa laki at hihilingin sa iyo na regular na alisin ang mga file na hindi na kailangan. Ang regular na pag-aalis ng damo ng iyong file system ay makakatulong na mapanatili ang sistemang iyon sa pagkakasunud-sunod at paggana nang maayos.
- Maraming mga lumang dokumento sa pananalapi ang kailangang maiimbak ng maraming taon.
- Ang mga lumang badyet, pahayag sa pananalapi o taunang mga patakaran ay maaaring kailanganin na maimbak sa loob lamang ng isang taon.
- Ang pag-alis ng mga lumang file ay lilikha ng puwang para sa mga papasok na dokumento.
- Ang pagtanggal ng mga file na hindi kinakailangan ay magpapadali sa paghanap ng mga dokumento na kailangan mo.
- Ang parehong napupunta para sa mga elektronikong file. Tanggalin ang anumang mga duplicate, lipas na, o hindi kinakailangang mga dokumento mula sa mga nakaraang proyekto.
Hakbang 3. I-archive ang mga lumang elektronikong file
Ang mga lumang file na may kaugnayan pa rin o maaaring balikan sa isang araw ay mai-archive. Nangangahulugan ito na itatabi ang mga ito mula sa iyong karaniwang sistema ng pag-file ngunit pinapanatili silang organisado at naa-access. Pag-isipang mag-set up ng isang karagdagang malawak na kategorya para sa mga naka-archive na file. Ilipat ang mga hindi nagamit na file sa folder na ito kasama ang kanilang pag-format na subfolder na buo. Kung nais mong panatilihing wala sa daan ang mga naka-archive na file sa iyong file screen, subukang maglagay ng isang "z" sa harap ng pangalan ng file upang mapunta ito sa ilalim ng iyong pagkakasunud-sunod ng file ng alpabeto. Halimbawa, maaari mo itong tawaging "z_archive" o katulad na bagay.
Hakbang 4. I-streamline ang iyong system ng pag-file
Ang pag-ayos ng iyong mga file at pagpapanatili sa ganyang paraan ay maaaring maging kapaki-pakinabang pagdating sa iyong personal na pag-aayos. Gayunpaman, palaging may puwang para sa pagpapabuti sa iyong system ng pag-file. Habang nagpapatuloy ka sa pagtatrabaho sa iyong system ng pag-file, bantayan ang anumang mga pagpapabuti na maaari mong gawin upang makatulong na gawing mas epektibo ito.
- Maaaring gusto mong mapupuksa ang mga kategorya na tila hindi mo ginagamit.
- Ang mga kategorya na tila labis na ginagamit ay maaaring kailanganin na hatiin sa mas maliit na mga kategorya.
